Diez Actualizaciones Principales de 2023 sobre las Leyes Laborales
A todos los Empleadores y Empleados de California –
Por favor, tenga presente todas estas nuevas leyes laborales de California, vigentes a partir del 1 de enero de 2023, las cuales afectan a su lugar de trabajo:
1. Recordatorio: Aumento del Salario Mínimo
El salario mínimo es de $15.50 por hora para todos los empleadores, independientemente del número de empleados. La mayoría de ustedes tienen conocimiento del aumento al salario mínimo, pero los empleadores también deben asegurarse de que los sueldos de sus empleados exentos clasificados como “ejecutivos”, “administrativos” y “profesionales” sean aumentados respetivamente para ser el doble del salario mínimo. El sueldo anual para calificar para las exenciones de las leyes de horas extras de California aumentó a $64,480 ($31/hora y $1,240/semana) para los empleadores con cualquier número de empleados (ya no existirá ninguna limitación con el número de empleados para los empleadores pequeños).
Si a los empleados no se les paga de acuerdo con estas tarifas y/o no cumplen con las pruebas de funciones del trabajo exentas de horas extras para pagar sueldos, el empleador tiene que pagar las tarifas de horas extras y proporcionar otros beneficios requeridos para todos los empleados que no están exentos de horas extras y que se les paga por hora.
Empleadores – por favor, no asuman que pueden pagar a cualquier empleado un sueldo. En su lugar, consulte con nosotros para confirmar que los deberes de trabajo de los empleados reúnen los requisitos de una exención aprobada.
2. Ampliación de la Licencia por Motivos Familiares y Licencia con Goce de Sueldo por Enfermedad.
La Ley para los Derechos de las Familias de California (California Family Rights Act, CFRA, por sus siglas en inglés), aplicable a empleadores con cinco empleados o más, fue dramáticamente expandida para permitir a los empleados que tomen una licencia que protege su trabajo con la finalidad de cuidar a una “persona designada”, la cual puede incluir personas que no son miembros de la familia. Una “persona designada” se refiere a cualquier individuo relacionado con lazos sanguíneos o cuya asociación con el empleado es el “equivalente de una relación familiar”, incluyendo a una pareja de hecho (domestic partner).
La ley permite a un empleado designar a una persona por un período de 12 meses y los empleadores necesitan llevar un registro de quién es esa persona designada durante el período de 12 meses. Después de dicho período de 12 meses, un empleado podrá designar a una persona diferente para los próximos 12 meses.
Los empleadores necesitan llevar un registro de quién es esa persona designada durante el período de 12 meses. Comuníquese a nuestra oficina para obtener más información.
3. Licencia Obligatoria para Duelo
Los empleadores con cinco (5) empleados o más tienen que proporcionar hasta cinco (5) días de licencia sin goce de sueldo por duelo para un empleado dentro de los tres meses posteriores a la muerte de un miembro de la familia, incluyendo un cónyuge, hijo o hija, padre o madre, hermano o hermana, abuelo o abuela, nieto o nieta, pareja de hecho o suegro o suegra. La licencia para duelo puede ser sin goce de sueldo, pero los empleados pueden utilizar sus licencias disponibles existentes (por ejemplo, vacaciones, tiempo libre con goce de sueldo (PTO, por sus siglas en inglés), licencia por enfermedad, etc.).
Nosotros ayudamos a los empleadores a actualizar sus manuales de empleados para incluir este requerimiento y otros más que mencionamos en esta Actualización de la Ley. Estamos aquí para ayudarlo. Comuníquese con nosotros a través de nuestra línea telefónica que aparece al final de este documento.
4. Discriminación – Categoría Protegida Nueva: Ley de Equidad para Anticonceptivos
Esta nueva ley prohíbe a los empleadores discriminar contra un solicitante de empleo o empleado basado en su “toma de decisiones en salud reproductiva”, definida como “una decisión para utilizar o accesar a un medicamento, dispositivo, producto o servicio médico en particular para salud reproductiva”. Además, la ley aclara que la discriminación basada en el “sexo” también incluye la toma de decisiones en salud reproductiva.
Empleadores – Comuníquense a nuestra oficina para obtener orientación y actualizar sus políticas para el manual de empleados con la finalidad de incluir esta “categoría protegida” nueva.
5. Empleados Exentos para Trabajar durante “Condiciones de Emergencia”
Los empleadores no pueden tomar represalias en contra de los empleados que dejan el trabajo o se niegan a presentarse a trabajar debido a una condición de emergencia, tal como un desastre natural o un acto criminal o una orden para evacuación. Un empleador tampoco puede tomar represalias en contra de un empleado que deja el trabajo o se niega a presentarse a trabajar porque se siente inseguro debido a esta condición de emergencia.
La ley excluye explícitamente las pandemias de salud de la definición de “condición de emergencia”. Nosotros ayudamos a los empleadores a comprender la aplicación de esta y otras nuevas leyes laborales. No dude en comunicarse a nuestra oficina para obtener más información.
6. Notificación de Exposición a COVID Modificada
Las obligaciones de los empleadores han sido modificadas cuando notifiquen la posible exposición a COVID-19. La modificación principal es que los empleadores pueden publicar una notificación de la posible exposición a COVID-19 en el lugar de trabajo en vez de proporcionar una notificación individual por escrito a los empleados en las instalaciones en el mismo lugar de trabajo. Esta ley solo surtirá efectos hasta el 1 de enero de 2024.
Nosotros orientamos a los empleadores sobre cómo manejar problemas complicados de COVID-19 en el lugar de trabajo. Por favor, llámenos para obtener asistencia sobre los requerimientos de COVID en el lugar de trabajo.
7. Ley de Derechos de Privacidad de California
La Ley de Derechos de Privacidad de California (conocida en inglés como California Privacy Rights Act y por sus siglas, “CPRA”), una nueva ley integral para la privacidad del consumidor, surte efectos a partir del 1 de enero de 2023. Esto significa nuevas obligaciones relacionadas con la privacidad para ciertos empleadores, incluyendo: (1) notificar a los solicitantes de empleo, empleados y contratistas sobre las categorías de información personal que son o pueden ser recopiladas por el empleador, describiendo los propósitos para la recopilación y divulgación de dicha información, proporcionando información en cuanto a compartir y retener la información personal; (2) crear una categoría de “información especial” que tenga derecho a protecciones adicionales; (3) los derechos del empleado para accesar o restringir el uso o divulgación de ciertas categorías de información personal; (4) los derechos de los empleados para hacer correcciones al empleador o eliminar información personal; y (5) los derechos de los empleados para solicitar información personal que se haya recopilado sobre dichos empleados durante los 12 meses anteriores.
Comuníquese a nuestra oficina para determinar si su compañía está sujeta a CPRA y para prepararse para cumplir con CPRA en el lugar de trabajo. Los empleadores cubiertos deben actualizar su notificación de privacidad para empleados, evaluar sus bases de datos/sistemas y desarrollar planes para abordar rápidamente cualquier solicitud de los empleados para accesar, corregir y/o eliminar datos.
8. Escalas de Transparencia de Pago correspondientes a los Salarios y Datos de Reportes de Pago
Anteriormente, a los empleadores de California se les prohibía preguntar a los solicitantes de empleo sobre su historial salarial durante el proceso de contratación. Los empleadores también tienen proporcionar a los solicitantes de empleo información sobre la escala salarial si el solicitante de empleo se las pide. A partir del 1 de enero de 2023, sin embargo, los empleadores tienen nuevas obligaciones de escala salarial — y no solo hacia los solicitantes de empleo.
En primer lugar, los solicitantes de empleo pueden pedir, y cada empleador tiene que proporcionar, una escala de pagos para el puesto que está disponible.
En segundo lugar, los empleadores tienen que proporcionar, si fuera solicitada, una escala de pagos a cualquier empleado existente para el puesto en el que está trabajando actualmente. La ley define a la “escala de pagos” como el rango de salario o pago por hora que el empleador espera razonablemente pagar por el puesto.
En tercer lugar, los empleadores con 15 empleados o más tienen que incluir la información de la escala de pagos para una posición en cualquier anuncio de trabajo.
En cuarto lugar, los empleadores tienen que mantener registros de los puestos de trabajo e historial de las tarifas salariales de cada empleado por la duración de su empleo, más tres años después de la terminación del empleo.
Por último, los requisitos de datos salariales de los empleadores, los cuales aplican a los empleadores con 100 empleados o más, fueron aumentados. Además de informar el número de empleados por raza, origen étnico y sexo por categorías de puestos de trabajo y rangos salariales, los empleadores ahora tienen que informar la tarifa promedio (median) y central media (mean) por hora dentro de cada categoría de trabajo para cada combinación de raza, origen étnico y sexo en el reporte. Estos empleadores con un gran número de empleados también tienen que obtener estos datos de cualquier contratista laboral, tal como las agencias de personal, para informar al gobierno de California.
Las sanciones civiles varían desde $100 hasta $10,000 por violaciones a estas nuevas leyes laborales.
Para cumplir con las complicadas leyes de transparencia salarial y para limitar la exposición de su compañía a las sanciones del Código Laboral, por favor llámenos.
9. Protecciones para Trabajadores de Comida Rápida
A partir del 1 de enero de 2023, la Ley de Directrices para Recuperación y Responsabilidad en Materia de Comida Rápida (conocida en inglés como Fast Food Accountability and Standards Recovery Act y en su versión simplificada como FAST Recovery Act) crea un Consejo del Sector de Comida Rápida (Consejo) de 10 personas dentro del Departamento de Relaciones Industriales (Department of Industrial Relations, DIR) encargado de crear una declaración de derechos para los trabajadores de comida rápida. El Consejo está facultado para establecer normas mínimas multisectoriales sobre (1) salarios, sujetos a restricciones sobre la cantidad que se pueda establecer para el salario mínimo; (2) horas de trabajo; y (3) otras condiciones de trabajo para los empleados de comida rápida cubiertos. Además, la nueva ley incluye medidas contra represalias que prohíben a los operadores de restaurantes de comida rápida despedir, discriminar o tomar represalias contra los empleados que presenten quejas o revelen información sobre la salud o seguridad pública o de los empleados.
Empleadores de restaurantes de comida rápida, no duden en comunicarse a nuestra oficina para obtener más orientación e información sobre la Ley de Recuperación FAST.
10. Tarifas Estándar para Millaje del IRS para 2023
El 1 de julio de 2022, el IRS aumentó las tarifas estándar para millaje a 62.5 centavos por milla (aumento de 4 centavos). Además, la tarifa para conducir para fines médicos o de mudanza también se aumentó a 22 centavos por milla. Por favor, tenga en cuenta que la tarifa de 14
centavos por milla para organizaciones caritativas se mantuvo sin cambio alguno. Las tarifas continúan durante el año 2023.
Por favor, comuníquese a nuestra oficina si tiene preguntas sobre el millaje de los empleados u otros reembolsos relacionados con el negocio.
Visite nuestra página de Recursos en: www.karensloatlaw.com/resources para formularios para empleados nuevos y otros formularios y folletos gubernamentales convenientemente recopilados para que usted los descargue, utilice o llene para todos los empleados. Por favor, recuerde que nosotros ofrecemos a los empleadores una revisión gratuita de los Manuales para Empleados, las Políticas del Personal y los Formularios del Personal.
Comuníquese con nosotros si tiene alguna pregunta sobre estas nuevas leyes, nuestras actualizaciones de la Ley Laboral de 2023 o alguna otra cuestión a través de nuestra página de Recursos. ¡Será un placer ayudarlo!
