Registros Médicos y Adaptaciones por Discapacidad: Una Guía para Empleadores en California

Existen leyes federales y estatales que protegen a los solicitantes de empleo y empleados con discapacidad. Un empleador en California puede estar obligado a proporcionar adaptaciones razonables a un trabajador calificado con discapacidad que pueda realizar las funciones esenciales de un puesto de trabajo. Los empleadores pueden solicitar registros médicos a los empleados que soliciten una adaptación razonable, pero existen ciertas reglas que deben seguir al hacerlo. Aquí, nuestro abogado laboral en California proporciona una guía sobre los registros médicos y las adaptaciones por discapacidad para los empleadores.

Conozca la Ley: Adaptaciones Razonables Bajo el ADA y la FEHA

Como punto de partida, es útil que las empresas y organizaciones en California comprendan la ley:

• Ley Federal: La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés) exige que los empleadores proporcionen adaptaciones razonables a trabajadores calificados con discapacidades. Se aplica a empleadores con 15 o más empleados.
• Ley Estatal: La Ley de Vivienda y Empleo Justo de California (FEHA, por sus siglas en inglés) también exige que los empleadores hagan adaptaciones razonables para trabajadores con discapacidades. Sin embargo, la FEHA se aplica a empleadores con cinco o más empleados.

Un Empleador Puede Solicitar Registros Médicos Relevantes

Un empleador en California puede solicitar registros médicos de un empleado que solicite una adaptación razonable. Aquí hay dos requisitos clave que los empleadores deben tener en cuenta:

1. Discapacidad No Evidente: Solicitudes innecesarias de registros médicos se consideran de mala fe. Si un empleado tiene una discapacidad evidente, como estar en una silla de ruedas, una solicitud de registros médicos para probar ese hecho sería inapropiada.
2. Información Relevante: Los empleadores no pueden solicitar el historial médico completo de un empleado. Un empleador solo puede solicitar información relevante para verificar la naturaleza y el alcance de la discapacidad en relación con las funciones esenciales del trabajo del empleado.

El Requisito de Documentación Suficiente en California

Una solicitud de registros médicos por parte de un empleador en relación con la adaptación razonable de un empleado solo puede ser para obtener documentación que sea “suficiente” para establecer el alcance de la necesidad. Los registros médicos son suficientes si incluyen los siguientes tres elementos:

• Una descripción de la naturaleza, gravedad y duración de la discapacidad;
• Una descripción de las actividades que la discapacidad limita; y
• Justificación de la necesidad de una adaptación razonable.

Solicitudes adicionales de registros médicos, una vez que se haya satisfecho la suficiencia para una adaptación razonable, podrían constituir discriminación por discapacidad bajo la ADA o la FEHA.

Los Empleadores Deben Preservar la Confidencialidad de Cualquier Registro Médico Solicitado

Los empleadores están legalmente obligados a preservar la confidencialidad de cualquier registro médico que soliciten para propósitos de adaptación. Los empleadores deben almacenar estos documentos de manera segura y en un área accesible solo por personal autorizado que esté directamente involucrado en el proceso de adaptación. Las violaciones a esta privacidad con respecto a los registros médicos de los empleados pueden ocasionar serios problemas legales para el empleador.

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Fuente:

dor.ca.gov/Home/FairEmploymentAct